Non tutte le fatture sono elettroniche e questo significa rinunciare alla comodità di vederci recapitata la fattura direttamente sul programma di fatturazione.
Ne consegue che, nella migliore delle ipotesi, sarà il commercialista a ricordarci di recuperare i documenti.
Se questo non accade, però (perché magari abbiamo una contabilità semplificata), perdersi gli acquisti per strada, significa anche perdere denaro, perché non potremo scaricare la spesa.
Allora, proviamo a dare qualche suggerimento per avere sempre la situazione sotto controllo ed evitare sprechi di tempo e denaro.
Per acquisti, si intendono le spese che sosteniamo e che sono inerenti la nostra attività e possono presentarsi in varie forme.
La fattura che pago al consulente, la ricevuta per una prestazione occasionale, lo scontrino del bar, i biglietti del treno, l’abbonamento a Mailchimp.
Sui fornitori che sono italiani e hanno l’obbligo di fattura elettronica, dobbiamo agire prima o al momento in cui concludiamo l’acquisto, fornendo i dati corretti per l’intestazione delle fattura e magari richiedendola esplicitamente.
Ci sono però alcuni tipi di spesa per cui non abbiamo fattura elettronica, come ad esempio le fatture dei forfettari, quelle estere, le ricevute.
In questi casi, dobbiamo andare a recuperare i documenti manualmente.
Come fare, dunque?
Ecco qualche suggerimento per rendere il processo più agevole
- Prendi confidenza con i portali su cui acquisti. L’account business di Amazon, ad esempio, permette l’invio della fattura automatica, ma sempre per i fornitori che sono italiani e fatturano elettronicamente. Per gli acquisti presso altri fornitori, esiste un cruscotto di business analysis, dove, alla voce Riconciliazione, sono presenti tutti gli ordini in linea cronologica, con i relativi documenti allegati e le informazioni di pagamento.
- Crea un indirizzo e-mail apposta per gli acquisti. Potrai usarlo per registrarti ai vari servizi in abbonamento e indicarlo ai fornitori come recapito per tutti i documenti. In questo modo, sarà più semplice tenere tutto insieme e ricordarti di andare a scaricare le fatture periodiche.
- Controlla l’estratto conto. Almeno una volta al mese, scorri col il dito i movimenti bancari (ma anche della carta di credito, PayPal, Satispay) e controlla di avere tutti i documenti corrispondenti.
